Hola,

Esta es una serie de consejos sobre modelos financieros en Excel que estoy empezando con este artículo, y en la cual voy a estar dándote tips sobre las que he identificado son algunas de las mejores prácticas en modelaje financiero en Excel. Estas mejores practicas son la base sobre la que construimos nuestro Curso de Modelaje Financiero Aplicado. Espero que te sean útiles.

La primera mejor práctica es usar la estructura adecuada para el modelo. Esto, porque siempre es importante tener en mente que el modelo es una herramienta para alcanzar un objetivo y por lo tanto la primera decisión antes de empezar a modelar es determinar cuál va a ser la estructura del modelo que va a permitir alcanzar ese objetivo de la forma más eficiente.

Una regla general cuando se está decidiendo la estructura del modelo es que sea lo más simple posible siempre y cuando logre el objetivo planteado. Desde que el modelo funcione bien, SIEMPRE es mejor buscar más simpleza. La simpleza es un tema recurrente que vas a seguir vendo en mis artículos sobre modelaje financiero.

Otro regla general es que el modelo debe ser modular, es decir, debe tener módulos o secciones claramente definidas y que fluyan de una forma organizada. Es importante tener en mente que un modelo financiero tiende a crecer muy rápidamente, y si este no tiene una estructura  modular, adecuada, va a ser mucho más complicado adaptarlo y expandirlo.

Cuales son los pasos para crear una estructura adecuada?

En general, cuando se piensa en estructurar un modelo recomiendo seguir los siguientes pasos:

1. Definir el período de tiempo que va a reflejar el modelo
2. Dividir el modelo en módulos separados, empezando con una sección de supuestos y datos de entrada
3. Crear módulos de soporte o de cálculo para los ingresos, gastos de funcionamiento, activos fijos, capital de trabajo, deuda, etc. Estos módulos deben ser separados de los estados financieros de salida
4. Crear estados financieros de salida y otros módulos de resultado, asegurándose que estos son verdaderamente de salida y que no alimentan a otras secciones del modelo

Cual debe ser la organizacion del modelo financiero en Excel?

Respecto a cómo organizar los módulos de entrada, módulos de soporte y módulos de salida dentro de la hoja de cálculo de Excel, hay en general tres formas para organizarlos, cada una con sus aspectos positivos y sus aspectos negativos:

• Una hoja: En esta estructura todo el modelo está contenido en una sola hoja de un libro de Excel. La mayor parte de los supuestos y datos de entrada se encuentran en la parte superior de la hoja, seguidos de los módulos de cálculo o de soporte en el medio de la hoja y con los módulos de resultado en la parte inferior. Esta estructura es ideal para modelos pequeños y simples. Una de sus ventajas fundamentales es su simplicidad y que permite alinear naturalmente las columnas y títulos a través de diferentes secciones del modelo. Una de sus grandes desventajas es que si el modelo no es muy simple va a resultar en una hoja de cálculo de miles de líneas que es extremadamente difícil de navegar
• Varias Hojas: Como su nombre lo indica, el modelo se organiza en varias hojas de un libro de Excel. Normalmente se construyen hojas separadas para los supuestos macroeconómicos, para cada uno de los módulos de cálculo y para los módulos de resultado. Esta estructura es ideal para modelos medianos a grandes. Su ventaja fundamental es que es fácil de ampliar o de achicar, y que si las pestañas se nombran correctamente y se hace uso de separadores para cada sección, es muy fácil de entender la estructura rápidamente. Una de sus grandes desventajas es que navegarlo puede tomarle mucho tiempo a los principiantes debido a que requiere cambiar de hoja constantemente; además, si el modelo es muy grande, va a resultar en un libro con demasiadas pestañas que toma mucho tiempo navegar.
• Modelo de varios libros: Este estilo de modelo es similar al modelo de Varias Hojas con la diferencia de que diferentes secciones se localizan en diferentes archivos de Excel. Sus ventajas son similares a las de la estructura de Varias Hojas, pero sin la desventaja de tener demasiadas pestañas o de crear un archivo demasiado grande. Sin embargo, la desventaja que en mi opinión hace que esta estructura no sea recomendable, es la complejidad que generan las referencias entre archivos. Esta complejidad resulta en problemas que incluyen datos que se actualizan de forma no intencionada, errores si los archivos se graban en fólderes diferentes o si se eliminan, o dificultad para comprender como se relacionan los archivos o como actualizarlos. En mi experiencia, las desventajas de esa estructura pesan mucho más que las ventajas

Esta tabla resume lo que hemos explicado hasta ahora (como te habrás dado cuenta, me encanta usar tablas):

Esta es mi recomendación respecto a la estructura del modelo

Mi recomendación entonces es seguir los pasos descritos arriba para empezar a estructurar el modelo. Respecto a la decisión de cómo organizarlo, recomiendo usar modelos de una hoja para modelos simples y pequeños, y modelos de varias hojas para modelos medianos y grandes. Si el modelo es muy grande, como por ejemplo en el caso de un modelo de una compañía con múltiples negocios, recomiendo usar una estructura hibrida en donde se usa un archivo de Excel de varias hojas, pero donde cada una de ellas es un modelo de una hoja en sí misma. La estructura de varios libros recomiendo evitarla en la medida de lo posible y solo usarla en casos de extrema necesidad.

Recuerda que trabajar sobre una estructura adecuada desde un primer momento permite ahorrar tiempo y evitar la introducción de errores al intentar reestructurar el modelo a mitad de camino. Espero que esta mejor practica te sea útil para el próximo modelo financiero en Excel en el que trabajes.

Si te interesa aprender no solamente otras mejores practicas de modelaje financiero, sino TODO sobre como volverte un experto en modelaje financiero, te sugiero que revises nuestro Curso de Modelaje Financiero Aplicado.

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Un cordial saludo,
Leonardo Hernández
PnL Finance