Siguiendo con nuestra serie de consejos sobre modelos financieros en Excel, hoy vamos a estar hablando del consejo número 2, el cual es usar formatos adecuados y consistentes en todo el modelo.

Como lo mencioné anteriormente, estas mejores prácticas son la base sobre la que construimos nuestro Curso de Modelaje Financiero Aplicado, y para los que han tomado o van a tomar el curso es rápidamente evidente que el tema de formatear correctamente el modelo es uno que al que le damos mucha importancia y que enfatizamos constantemente.

Porque es importante tener formatos adecuados y consistentes en un modelo financiero en Excel?

La razón por la que nos fijamos tanto en detalles aparentemente tan irrelevantes como el formato de las celdas es muy sencilla: un modelo financiero es para usarlo!

Un modelo que no está apropiadamente formateado es difícil de usar, dificil de navegar, difícil de entender y se presta para cometer errores. Imagino que algunos de ustedes están pensando, "Leonardo ya debe estar muy viejo si la memoria le falla y no sabe cómo usar los modelos que el mismo construyó; yo siempre se cómo usar mis modelos con o sin buen formato". Pero hay dos problemas con esa lógica. Primero, que no siempre los usuarios de un modelo son sus creadores; y segundo, que cuando uno intenta usar un modelo que se ha creado meses o años atrás es muy difícil recordar cómo funciona y se siente como si alguien más lo hubiese construido.

Pero que tan diferentes se ven realmente los modelos financieros en Excel con o sin formato? Dado que una imagen vale más que mil palabras, abajo hay una muestra de un modelo con y sin buen formato. Creo que no es necesario dar más explicaciones.

Antes:

Después:

Formateo de números para modelos financieros en Excel

La primera regla de buen formato es usar el formato adecuado para los números que aparezcan en el modelo financiero. así:

• Inputs: Dentro del término inputs recogemos básicamente todos los datos de entrada al modelo. Estos son normalmente los supuestos, datos históricos y parámetros. Es importante siempre identificarlos claramente dado que son las variables que los usuarios pueden modificar. Los datos de estas celdas se deben formatear entonces de color azul
• Cálculos: Dentro de cálculos recogemos todas las funciones y fórmulas del modelo. El contenido de estas celdas por lo general no lo queremos modificar como usuarios del modelo, de forma tal que es importante identificarlo claramente. Estas celdas se deben formatear entonces de color negro
• Referencias simples: Las referencias simples son aquellas en las que una celda simplemente hace referencia (sin ningún tipo de cálculo) a otra celda dentro de la misma hoja o en otra hoja del libro. Identificar estas referencias es importante porque permite diferenciar los datos de entrada "originales" de las referencias simples a estos datos de entrada. Además si estamos buscando un error en una formula, permite descartar rápidamente estas celdas. Hay modeladores que formatean estas referencias de color verde. Para ganar incluso más información, yo sugiero usar color verde para referencias simples a la misma hoja y color rojo para referencias simples a otras hojas o archivos
• Cambio de fórmulas: Por lo general debemos procurar que las fórmulas del modelo para determinado rubro sean las mismas para todos los años. Por lo tanto, cuando se está elaborando el modelo que se puedan copiar las formulas rápidamente de izquierda a derecha para todo el periodo de proyección. Sin embargo, cuando esto es imposible y se debe variar alguna fórmula a partir de cierto año, es muy importante identificar el cambio de fórmula, esto para evitar que si hacemos alguna modificación a la fórmula en los primeros años, sobrescribamos la fórmula de los años tardíos de forma inadvertida. La sugerencia entonces es formatear de color naranja los cambios de fórmula

La tabla de abajo da un resumen del formateo de números sugerido para modelos financieros:

Formato de títulos y nombres adecuados para modelos financieros en Excel

La segunda regla de buen formato es usar una estructura clara y consistente para los títulos y nombres de las secciones del modelo. Esto no solo permite identificar rápidamente cada sección del modelo y por lo tanto navegar más eficientemente, sino que si se usan columnas diferentes para cada nivel de títulos o nombres en el modelo, se puede navegar saltando de sección a sección mucho más rápido.

La imagen de ejemplo de abajo permite entender mejor lo que describimos.

Uso de decimales recomendado para modelos financieros en Excel

Una regla final de buen formato es el uso consistente en el número de decimales que se utilizan. La razón para buscar ser consistente en el uso de decimales es que permite identificar más rápidamente de que orden de magnitud es cada número del modelo, y comparar "a ojo" más rápidamente si un número es más alto que otro. Hay reglas generales que se usan respecto a los decimales, pero estas naturalmente se pueden modificar dependiendo de las magnitudes y la moneda en que se construya el modelo. Lo importante es definir una serie de convenciones y apegarse a ellas en todo el modelo.

Las siguientes son las convenciones que yo uso en mis modelos financieros y que recomiendo usar:

• 0 decimales: Identificadores de años en las columnas; naturalmente los años siempre tendrían decimales en 0
• 1 decimal: Montos monetarios. Se debe decidir si se van a expresar en miles, millones o miles de millones. Los porcentajes y los múltiplos también por lo general se expresan con un número decimal
• 2 decimales: Algunos porcentajes, especialmente cuando son menores a +/-5% vale la pena expresarlos con dos decimales para mayor exactitud. Algunos múltiplos o medidas de apalancamiento también vale la pena expresarlos con dos decimales si son bajos o cercanos a 0. Finalmente, las cantidades expresadas por acción, tales como precio por acción, utilidad por acción o dividendos por acción normalmente se expresan con dos decimales
• 3 decimales: Normalmente no recomiendo usar números con tres decimales. Eventualmente los he usado para expresar el número de acciones que tiene una empresa en situaciones en los que algún tipo de transacción afecta el número de acciones. Esto, debido a que normalmente el número de acciones son mostradas en magnitudes de millones o miles de millones de acciones

Como ven, todos estos consejos respecto al correcto formateo de modelos financieros están dirigidos no solamente a que los modelos sea mejor presentado, lo cual es en sí un objetivo valioso y legítimo, sino a permitir construir y navegar los modelos financieros de forma más rápida y exacta. El objetivo siempre es ahorrar tiempo que de otra forma se perdería recorriendo el modelo de forma inútil para intentar ubicarnos y entenderlo, y poder invertir ese tiempo mejorando el nivel de detalle del modelo financiero, mejorando su presentación y formateo o simplemente revisando que funciona como debe funcionar.

Espero que estos consejos te sean muy útiles, y nos vemos en la próxima edición de esta serie de mejores prácticas para construir modelos financieros en Excel.

Si te interesa aprender no solamente otras mejores practicas de modelaje financiero, sino TODO sobre como volverte un experto en modelaje financiero, te sugiero que revises nuestro Curso de Modelaje Financiero Aplicado.

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Un abrazo,
Leonardo Hernández
PnL Finance