Siguiendo con nuestra serie de consejos sobre modelos financieros en Excel, hoy vamos a estar hablando del consejo número 3: Simplificar.

Simplificar es uno de esos grandes conceptos que son un buen consejo tanto para aquellos que están planeando un viaje con paradas en cinco ciudades y múltiples vuelos con escalas, como para los que sufren de problemas de sobreconsumo y están intentando organizar su casa. Pero como en PnL Finance no escribimos sobre viajes (desafortunadamente) o sobre superación personal (afortunadamente), vamos a hablar de por qué debemos buscar simplificar nuestros modelos financieros.

Simplificar los modelos financieros es importante por una razón que ya hemos mencionado antes: El modelo debe ser fácil de utilizar, ya seas tú el usuario del modelo o ya sea alguien más. Usar una estructura correcta, formateada de forma adecuada, con el flujo de información presentado de forma clara y utilizando fórmulas simples permite usar el modelo mejor, más rápido y evitar errores.

Aún recuerdo con un nudo en mi estómago un proyecto en el que heredamos cinco modelos financieros construidos por el equipo financiero de un cliente. Los modelos habían sido diseñados para hacer el presupuesto de las empresas que estábamos valorando y eran MUY detallados. Todos los números en los modelos eran correctos, el problema era que su nivel de detalle era tan alto y los modelos eran tan complejos que normalmente gastábamos horas intentando entender exactamente cómo funcionaban e intentando hacer los cambios más simples. Cual fue la solución? Construir modelos nuevos más simples empezando de cero. Nos tomó algo más de inversión en tiempo inicial, pero nos ahorró innumerables problemas y dolores de cabeza.

Pero si aún no estás convencido con mis argumentos, te propongo que no me creas a mí. Créele a personas mucho más inteligentes que yo:

Cierto, ni Einstein ni da Vinci estaban pensando en modelos financieros cuando dijeron estas palabras, pero el concepto se aplica igual.

Mostrar el flujo de información de forma clara

El objetivo de cada sección de un modelo financiero es tomar información y transformarla de alguna manera por medio de operaciones aritméticas. Por ejemplo, se pueden tomar premisas sobre tamaño del mercado y participación de mercado y calcular el volumen de ventas. Con el volumen de ventas y los precios por unidad podemos calcular los ingresos, y así sucesivamente.

Es clave entonces presentar esta transformación de la información de forma tan clara que el usuario sea capaz de entender lo que está sucediendo en el modelo sin tener que ver las fórmulas.

El grafico de abajo es un buen ejemplo de este concepto. A pesar de que la segunda tabla contiene la misma información que la primera, la segunda presenta la información de una forma organizada y lógica, mientras que la primera requiere minutos para entender lo que está sucediendo. Es importante tomar en cuenta que cuando urgimos simplicidad en el modelo no nos estamos refiriendo a usar menos líneas. Por el contrario, la segunda tabla es más larga que la primera y hay líneas que se repiten. Estamos urgiendo simplicidad en las ideas que muestra el modelo, o para decirlo de otra forma, simplicidad en la forma de presentar el flujo de la información.

Usar fórmulas simples

Muchos modeladores novatos se deleitan utilizando fórmulas complejas. Funciones anidadas dentro de funciones anidadas, que hacen varias operaciones en una misma línea y que requieren de varios minutos de análisis para entender su objetivo. Cierto, esto seguramente demuestra un impresionante conocimiento de Excel, pero también demuestra falta de experiencia en modelaje financiero.

Al estar elaborando el modelo siempre debemos buscar utilizar las fórmulas más simples posibles que nos lleven al resultado correcto. El gráfico de abajo es un buen ejemplo de la diferencia entre formulas y funciones simples y complejas.

Es importante tambien balancear simplicidad con eficiencia. Si la fórmula más simple no es eficiente, podemos movernos al siguiente nivel de complejidad hasta encontrar un buen balance de simplicidad con eficiencia. Por ejemplo. si necesitamos sumar 80 números, tal vez lo más simple es sumarlos uno por uno usando "+", pero no es lo más eficiente. El equilibrio entre simplicidad y eficiencia seguramente es utilizar la función SUMA. No hay una única forma correcta de lograr estos objetivos de simpicidad y eficiencia, pero si hay muchas formas equivocadas.

Finalmente, es importante tomar en cuenta que cuando promovemos simplificar no estamos sugiriendo hacer las cosas mal o de forma deficiente. Lo que estamos sugiriendo es buscar elaborar el modelo presentando la información y usando las fórmulas más claras y simples posibles para llegar al resultado correcto. El nivel de detalle al que llega el modelo debe ser el necesario para capturar todos los elementos que tienen un impacto material en las finanzas de la empresa. Si una cuenta es importante (material) para la empresa es muy importante analizarla en el mayor detalle posible. Lo importante es que este análisis debe ser claro y evitando complejidades innecesarias.

Espero que este consejo te sea útil, y nos vemos en la próxima edición de esta serie de mejores prácticas para construir modelos financieros en Excel.

Si te gustó este artículo deja un mensaje o compártelo dandole click a alguno de los botones abajo. Si no te gustó, deja un mensaje o escríbeme a leonardo.hernandez@pnlfinance.com y cuéntamelo para mejorarlo.

Un cordial saludo,
Leonardo Hernández
PnL Finance